Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die integrierten Retention Policies von Microsoft ein vollständiges Backup ersetzen. Doch diese Annahme kann gefährlich sein. Retention bedeutet lediglich, dass Daten für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Ein echtes Backup hingegen bietet Schutz: eine unabhängige Kopie der Daten, die jederzeit schnell wiederhergestellt werden kann. In diesem Artikel zeigen wir, warum Retention allein nicht ausreicht, welche Risiken Unternehmen eingehen und wie ein richtiges Backup-System vor Datenverlust schützt.
Retention – oder zu Deutsch: Aufbewahrung – ist ein Begriff, der in Backup- und Datensicherungsdiskussionen häufig auftaucht. In der Praxis bedeutet Retention, dass Daten für eine definierte Zeitspanne vorgehalten werden. Microsoft beispielsweise garantiert, dass Daten für eine bestimmte Dauer verfügbar bleiben, sei es 30 Tage, 90 Tage oder länger. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten jedoch automatisch gelöscht, ohne dass eine weitere Sicherung oder Wiederherstellungsmöglichkeit besteht.
Es ist wichtig zu verstehen, dass Retention keine vollständige Datensicherung darstellt. Die Daten werden zwar für eine gewisse Zeit aufbewahrt, sind jedoch nicht vor unvorhergesehenen Ereignissen wie Ransomware-Angriffen oder versehentlichem Löschen geschützt. Ein echtes Backup hingegen erstellt regelmässig Kopien der Daten, die unabhängig vom Original gespeichert werden und jederzeit wiederhergestellt werden können.
Microsofts Retention Policies sind zwar ein wichtiger Bestandteil der Datensicherheit, bieten jedoch keinen umfassenden Schutz. Sie sind darauf ausgelegt, Daten für eine bestimmte Zeit verfügbar zu halten, nicht jedoch, um eine vollständige Wiederherstellung nach einem Datenverlust zu ermöglichen. In kritischen Situationen, wie etwa bei einem Ransomware-Angriff oder einem grossflächigen Systemausfall, stossen diese Richtlinien schnell an ihre Grenzen.
Ein weiteres Problem ist die fehlende Flexibilität. Retention Policies sind starr und lassen sich nur begrenzt an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Es besteht keine Möglichkeit, Daten ausserhalb der definierten Aufbewahrungsfristen wiederherzustellen oder spezielle Backup-Szenarien umzusetzen. Dies kann besonders dann zum Problem werden, wenn Daten länger benötigt werden als ursprünglich geplant oder wenn spezielle Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen.
Ein echtes Backup zeichnet sich durch mehrere entscheidende Merkmale aus. Es bietet nicht nur eine Kopie der Daten, sondern auch die Möglichkeit, diese schnell und effizient wiederherzustellen. Dies ist besonders wichtig in Situationen, in denen die Zeit ein kritischer Faktor ist, wie bei einem Ransomware-Angriff oder einem Hardware-Ausfall.
Ein weiterer wichtiger Aspekt eines echten Backups ist die Unabhängigkeit vom Original. Die Daten werden an einem separaten Ort gespeichert, der vor unvorhergesehenen Ereignissen geschützt ist. Dies kann entweder ein physischer Speicherort wie ein externes Laufwerk oder ein cloud-basierter Speicher sein, der speziell für Backup-Zwecke entwickelt wurde.
Ein gutes Backup-System sollte ausserdem regelmässig automatisierte Backups durchführen und über eine klare Strategie zur Datenwiederherstellung verfügen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Daten im Ernstfall schnell und zuverlässig wiederhergestellt werden können.
Ein weit verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass Daten, die in der Cloud gespeichert sind, automatisch gesichert sind. Dies ist jedoch nicht der Fall. Cloud-Anbieter wie Microsoft garantieren lediglich die Verfügbarkeit der Daten, nicht jedoch deren Sicherheit im Falle eines Datenverlusts. Ohne ein echtes Backup besteht die Gefahr, dass wichtige Daten nach Ablauf der Retention-Frist unwiederbringlich verloren gehen.
Ein weiterer Irrtum ist die Gleichsetzung von Retention und Backup. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft ausreichen, um ihre Daten zu schützen. In Wirklichkeit bieten diese Richtlinien jedoch nur einen begrenzten Schutz und sind nicht in der Lage, eine vollständige Wiederherstellung zu gewährleisten. Dies kann besonders dann zum Problem werden, wenn Daten länger benötigt werden als ursprünglich geplant oder wenn spezielle Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen.
Unternehmen, die sich ausschliesslich auf Retention-Policies verlassen, setzen sich einer Reihe von Risiken aus. Eines der grössten Risiken ist der endgültige Verlust von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Ohne ein echtes Backup besteht keine Möglichkeit, diese Daten wiederherzustellen, was zu erheblichen geschäftlichen und finanziellen Schäden führen kann.
Ein weiteres Risiko ist die fehlende Flexibilität in Bezug auf die Datenwiederherstellung. Retention-Policies bieten keine Möglichkeit, individuelle Wiederherstellungspläne zu erstellen oder spezielle Backup-Szenarien umzusetzen. Dies kann besonders dann zum Problem werden, wenn Daten länger benötigt werden als ursprünglich geplant oder wenn spezielle Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen.
Um Daten optimal zu schützen, ist es wichtig, eine umfassende Backup-Strategie zu implementieren. Diese sollte regelmässige, automatisierte Backups beinhalten und sicherstellen, dass die Daten an einem separaten Ort gespeichert werden. Ein gutes Backup-System ermöglicht es, Daten schnell und effizient wiederherzustellen, unabhängig davon, was mit den Originaldaten passiert.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen. Ein echtes Backup-System sollte in der Lage sein, spezielle Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass Daten auch nach Ablauf der Retention-Frist verfügbar bleiben. Dies ist besonders wichtig in Branchen, in denen Daten über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen, wie etwa im Gesundheitswesen oder im Finanzsektor.
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